Lorsque l’entreprise atteint le seuil de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs et devient donc soumise à l’obligation de mettre en place un CSE, il incombe au dirigeant de l’entreprise d’organiser les élections nécessaires. Dans ce guide, découvrez toutes les étapes pour réaliser vos élections CSE en bonne et due forme !
Élections du CSE : 3 règles à connaître
1. Il est obligatoire d’élire un CSE pour les entreprises de plus de 11 employés
L’organisation des élections du Comité Social et Économique (CSE) est impérative pour tout employeur ayant atteint ou dépassé le seuil de 11 employés en équivalent temps plein pendant 12 mois consécutifs (article L2314-4 du Code du travail). L’employeur doit annoncer l’élection dans un délai de 90 jours après avoir atteint ce seuil. Si aucun candidat ne se présente et aucun syndicat ne réclame l’organisation de l’élection, l’employeur doit simplement renouveler l’annonce tous les 4 ans. Toutefois, si un salarié ou un syndicat fait la demande, l’employeur doit organiser ces élections dans le mois suivant la demande.
L’employeur est également tenu d’inviter les syndicats à négocier le protocole pré-électoral dès que l’organisation de l’élection est nécessaire. Dans les entreprises de 11 à 20 salariés, un salarié doit se déclarer candidat pour que l’employeur engage les syndicats dans cette négociation. Ce candidat jouit de la protection accordée aux élus dès que sa candidature est connue de l’employeur. Pour les entreprises de plus de 21 salariés, l’employeur doit initier ces négociations tous les quatre ans, indépendamment de l’existence de candidatures.
2. Il faut respecter le code électoral, avec spécificités
Le code électoral régit également les élections professionnelles, et donc les élections CSE. Il impose des règles strictes pour garantir l’intégrité et la transparence du processus électoral. Toutefois, des particularités existent pour les élections CSE :
- les employés sont automatiquement inscrits pour voter une fois qu’ils atteignent l’âge de 16 ans et qu’ils ont été employés sous un contrat à durée déterminée ou indéterminée depuis au moins 3 mois à la date du premier tour de scrutin ;
- il n’est pas nécessaire de s’inscrire sur les listes électorales ni de disposer de cartes électorales sur le lieu de travail ;
- les employés d’entreprises extérieures qui travaillent dans l’entreprise hôte depuis au moins 1 an sont également éligibles pour voter (pour participer aux élections de l’entreprise utilisatrice, ces employés doivent informer leur employeur actuel de leur intention) ;
- les électeurs ont le droit de rayer un ou plusieurs noms sur la liste électorale qu’ils choisissent, à l’instar des élections politiques, mais ils ne peuvent pas ajouter de marques ou de signes sur le bulletin de vote ;
- le vote par correspondance peut être mis en place, permettant aux employés de voter par courrier ;
- des systèmes de vote électronique peuvent également être utilisés, offrant un moyen moderne de faciliter le processus électoral.
3. Il est possible de mettre en place le vote électronique
Le vote électronique peut être introduit dans une entreprise de deux manières :
- par un accord d’entreprise ;
- si aucun accord n’est établi, l’employeur peut décider de son application unilatéralement, après avoir tenté de négocier un accord avec les syndicats.
Pour mettre en place les élections CSE avec un vote électronique, il faut sélectionner un prestataire externe. Ce dernier doit suivre un cahier des charges qui est intégré dans l’accord collectif ou (à défaut) rédigé par l’employeur. Ce cahier des charges doit être accessible aux salariés, publié sur l’intranet de l’entreprise ou diffusé par tout autre moyen approprié.
Selon les besoins de l’entreprise, le vote électronique peut être combiné avec le vote traditionnel à bulletin secret, particulièrement dans les contextes où le personnel est dispersé. La confidentialité du vote doit être maintenue par le prestataire, pour garantir que les seules informations disponibles durant le vote soient celles relatives au nombre de votants.
Quant à la durée d’application du système de vote électronique, elle est prédéfinie soit par l’accord, soit par une décision unilatérale de l’employeur. Le système proposé par le prestataire doit être évalué par un expert indépendant, et son rapport doit être consultable par la CNIL. L’employeur est donc responsable des déclarations requises auprès de la CNIL et doit en informer les syndicats.
Quelles sont les étapes pour élire un CSE ?
1. Planification des élections du CSE
La mise en place des élections CSE est une étape essentielle pour les entreprises de 11 salariés et plus, conformément à la législation du travail. Tous les 4 ans, l’employeur est tenu d’organiser ces élections pour renouveler ou constituer le CSE. Ce comité a pour but de représenter les salariés et d’assurer le dialogue entre eux et l’employeur sur des questions liées aux conditions de travail, à la santé et à la sécurité, ainsi qu’aux droits des travailleurs.
La durée du mandat des membres du CSE est fixée à 4 ans, ce qui permet une certaine continuité dans les relations et les négociations entre les représentants des employés et la direction. Un membre peut être réélu, mais il ne peut occuper son poste pour plus de 3 mandats consécutifs. Cette limitation vise à favoriser le renouvellement des idées et des perspectives au sein du comité.
2. Information initiale aux salariés et aux syndicats
L’information des salariés et des organisations syndicales sur la tenue des élections est une obligation légale qui incombe à l’employeur. Cette communication doit être claire, précise et accessible à tous les employés, pour garantir que chacun est informé de son droit de participer au processus électoral ‘soit en tant que candidat, soit en tant qu’électeur). L’annonce des élections doit se faire au moins 90 jours avant la date du premier tour des élections pour permettre une préparation adéquate par toutes les parties concernées.
La manière dont cette information est transmise peut varier en fonction des moyens de communication habituels de l’entreprise. Elle peut être diffusée via des affichages dans des lieux stratégiques de l’entreprise, par email, ou même lors de réunions d’équipe. L’objectif est de s’assurer que l’information parvient à l’ensemble du personnel sans exception.
3. Calendrier électoral du CSE
En plus d’informer sur la tenue des élections, l’employeur doit également communiquer sur le calendrier électoral précis, y compris la date prévue pour le premier tour. Cela permet à tous les potentiels candidats de se préparer, de déposer leur candidature et de mener leur campagne électorale. Cette étape initiale de communication est cruciale pour la transparence et l’équité du processus électoral et contribue à encourager une participation active des salariés au fonctionnement démocratique de leur lieu de travail.
Le premier tour doit impérativement se tenir au plus tard 90 jours après l’annonce initiale des élections. Cette période de trois mois permet de garantir que tous les participants (candidats, syndicats et électeurs) ont suffisamment de temps pour se préparer. Pour les entreprises comptant entre 11 et 20 salariés, il est essentiel qu’au moins un salarié se déclare candidat dans les 30 jours suivant l’annonce de l’élection. Si aucun candidat ne se présente, l’employeur doit établir un procès-verbal de carence, mettant fin au processus électoral pour cette période. Dans ce cas, l’élection est reportée jusqu’à la prochaine période électorale prévue par la loi.
4. Négociation du protocole d’accord préélectoral
Dans les entreprises de plus de 20 salariés, l’employeur est tenu d’inviter les organisations syndicales à négocier un protocole d’accord préélectoral, indépendamment du nombre de candidats déclarés. Cette obligation vise à assurer une représentation syndicale et un processus électoral équitable. Le respect du calendrier est essentiel pour maintenir l’intégrité du processus électoral et garantir que tous les participants aient une chance égale de se préparer et de participer.
L’employeur est tenu d’inviter les organisations syndicales à cette négociation au moins 15 jours avant la première réunion prévue pour discuter de ce protocole. Il couvre plusieurs aspects essentiels du processus électoral :
- règles d’organisation et de déroulement des élections ;
- répartition du personnel dans les collèges électoraux ;
- nombre et composition des collèges électoraux.
Si aucun accord n’est trouvé entre l’employeur et les syndicats, c’est à l’employeur de fixer unilatéralement les modalités de l’élection. Cependant, cette situation doit être évitée autant que possible, car un accord collectif garantit une meilleure acceptation des règles par toutes les parties et une plus grande légitimité du processus électoral.
5. Publication et affichage des listes électorales du CSE
Après la négociation du protocole d’accord préélectoral, l’employeur doit préparer la liste des électeurs pour chaque collège électoral, en conformité avec les règles établies dans le protocole. Les listes doivent inclure des informations précises sur chaque salarié électeur, notamment :
- nom et prénom ;
- date d’entrée dans l’entreprise ;
- lieu et date de naissance.
Ces détails sont essentiels pour identifier clairement chaque électeur et éviter toute confusion ou contestation le jour du vote. Si le protocole d’accord préélectoral ne spécifie pas d’autres éléments, c’est à l’employeur de veiller à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement consignées sur les listes.
Lors de l’affichage des listes électorales, l’employeur doit également s’assurer que la proportionnalité de genre est respectée sur les listes de candidats. Cette proportionnalité reflète la répartition hommes-femmes au sein de l’entreprise. Par exemple, si 60 % des électeurs sont des hommes et 40 % des femmes, la liste des candidats doit respecter cette proportion pour garantir une représentation équilibrée.
6. Organisation matérielle de l’élection professionnelle du CSE
L’organisation matérielle des élections CSE est une responsabilité cruciale qui incombe à l’employeur. Pour garantir le bon déroulement du scrutin, l’employeur doit mettre en place toutes les infrastructures nécessaires et s’assurer que les élections se tiennent dans des conditions optimales, en respectant les principes de confidentialité et de transparence.
Les élections doivent se dérouler pendant les heures de travail normales, afin que tous les salariés puissent exercer leur droit de vote sans interférence avec leurs obligations professionnelles. L’employeur doit s’assurer que les horaires du scrutin sont suffisamment larges pour permettre à tous les employés de voter, y compris ceux qui travaillent en horaires décalés ou qui sont en déplacement.
7. Attribution des sièges
Une fois le vote terminé, il est temps de procéder au dépouillement et à l’attribution des sièges. Le principe d’attribution repose sur le calcul du quotient électoral, qui se détermine en divisant le nombre total de suffrages valablement exprimés par le nombre de sièges à pourvoir. Ce quotient permet de répartir les sièges de manière proportionnelle entre les différentes listes de candidats en fonction des votes qu’elles ont obtenus.
Le calcul du quotient électoral est crucial car il garantit une représentation juste et équitable des salariés en fonction de leurs choix. Si une liste obtient suffisamment de votes pour atteindre ce quotient, elle se voit attribuer un siège. Ce processus continue jusqu’à ce que tous les sièges disponibles soient pourvus.
Il est important de noter que pour que l’élection soit valide au premier tour, un quorum doit être atteint. Le quorum est défini comme la participation d’au moins la moitié des électeurs inscrits sur les listes électorales. Si ce quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé. Lors de ce second tour, aucun quorum n’est requis, ce qui signifie que l’élection est valide quel que soit le nombre de votants.
8. Rédaction du procès-verbal et annonce des résultats
Une fois le scrutin terminé et les bulletins dépouillés, la dernière étape formelle des élections CSE est la rédaction du procès-verbal (PV) et l’annonce des résultats. Le dépouillement des bulletins de vote se fait sous la supervision des membres du bureau de vote, qui comptent les suffrages obtenus par chaque liste. Une fois les résultats connus, ils doivent être immédiatement proclamés oralement. Cette annonce publique informe les salariés du nombre de sièges remportés par chaque liste et des candidats élus.
Le président du bureau de vote est chargé de rédiger le procès-verbal des élections. Le PV doit être rédigé en deux exemplaires et signé par tous les membres du bureau de vote, y compris les assesseurs et le président. Cette signature collective atteste de l’exactitude et de l’authenticité des résultats consignés.
Une fois le PV rédigé et signé, l’employeur doit transmettre un exemplaire au prestataire désigné par le ministère chargé du Travail, chargé de centraliser les résultats des élections professionnelles. Cette transmission doit être effectuée dans un délai de 15 jours suivant la clôture du scrutin. Le second exemplaire du PV doit être conservé par l’entreprise pour ses archives internes.
Outre la transmission formelle du PV, il est également essentiel de communiquer les résultats aux salariés de manière claire et transparente. Cette communication peut se faire par affichage dans les locaux de l’entreprise, via l’intranet, ou par tout autre moyen de diffusion utilisé habituellement dans l’entreprise. L’objectif est de s’assurer que tous les employés soient informés des résultats et des nouveaux représentants élus au CSE.
À retenir :
- Les élections CSE sont obligatoires pour les entreprises de plus de 11 salariés. Elles doivent respecter le code électoral, même si des modifications sont possibles.
- Ces élections professionnelles peuvent être réalisées par vote électronique si besoin.
- Respectez des démarches précises pour que les élections soient authentiques et validées par le ministère du Travail.
