Découvrez le plafond URSSAF pour les chèques cadeaux et les conditions d’exonération applicables en entreprise avec POZEO.
Plafond URSSAF des chèques cadeaux : règles et montants exonérés à connaître
Le chèque cadeau est un avantage salarial encadré par l’URSSAF et distribué par une entreprise (CSE ou employeur) à ses salariés. Il s’agit d’un bon d’achat valable dans différents types d’enseignes et de commerces (alimentation, habillement, culture, vacances…).
Facile d’utilisation, c’est un véritable levier de motivation et un atout non négligeable, tant pour l’entreprise que pour ses collaborateurs.
Considéré comme un avantage en nature, le chèque cadeau est soumis aux cotisations sociales, mais peut en être exonéré dans certains cas, notamment s’il ne dépasse pas le plafond défini par l’URSSAF.
Voici notre guide du chèque cadeau, ses règles d’application et les montants exonérés à connaître en tant que RH, employeur ou membre du CSE.
Chèque cadeau : un avantage pour votre entreprise
Avant de nous intéresser aux règles d’application du chèque cadeau, penchons-nous sur ses différents avantages pour l’entreprise et ses employés.
Un levier pour motiver et fidéliser vos salariés
Le chèque cadeau figure parmi les avantages en nature les plus appréciés, et ce n’est pas un hasard !
Facile d’utilisation pour les salariés, il peut prendre de nombreuses formes, parmi lesquelles :
- Le chèque vacances : bon d’achat permettant de couvrir les dépenses pour des vacances ou un séjour en France ou à l’étranger.
- Le chèque loisirs : bon d’achat applicable dans les lieux dédiés à l’amusement, comme les parcs d’attraction.
- Le chèque ou carte cadeau multi-enseigne : bon d’achat valable dans différents commerces (alimentation, habillement, jardinage, bricolage…).
Ces différentes formes de chèques cadeaux permettent chacune à leur façon de faciliter le quotidien des salariés, en leur offrant la possibilité de se détendre et en augmentant le pouvoir d’achat.
Cet avantage prisé des collaborateurs a pour effet immédiat de stimuler leur engagement et de favoriser leur fidélisation. Les salariés sont en effet plus disposés à donner le meilleur d’eux-mêmes et à s’envisager longtemps en poste dans une entreprise qui prend soin de leur bien-être.
Un outil facile d’utilisation pour vous et vos collaborateurs
Le second avantage du chèque cadeau, c’est sa simplicité d’utilisation, tant pour les salariés que pour l’entreprise.
Du côté des employés, il suffit d’activer leur chèque cadeau sur leur espace personnel, puis de le présenter en magasin ou de l’utiliser sur le site internet de l’enseigne. Par ailleurs, cet avantage salarié est en général accepté dans un vaste réseau d’enseignes, que les salariés peuvent choisir selon leurs besoins.
Côté entreprise, dans la mesure où il est distribué en accord avec les règles d’application, le chèque cadeau est aussi simple à utiliser. Avec peu de formalités, il peut être distribué directement par le CSE ou l’employeur au format papier ou électronique.
La commande et la distribution sont de surcroît simplifiées par les prestataires spécialisés dans les solutions pour les CSE. Il est possible d’effectuer la commande sur le site du prestataire et de personnaliser le chèque aux couleurs de l’entreprise.
Un avantage salarié intéressant sur le plan financier
Le chèque cadeau représente aussi un avantage sur le plan financier pour l’entreprise qui le met en œuvre.
D’une part, il permet d’augmenter le pouvoir d’achat des salariés sans augmentation de salaire ni prime, ces dernières entraînant des charges sociales ou fiscales plus conséquentes.
Par exemple, pour une prime de 150€ coûte environ 200€ en charges sociales à l’entreprise, contre seulement 150€ pour un chèque cadeau d’un même montant.
D’autre part, le chèque cadeau, s’il respecte certaines conditions, peut aussi être exonéré des charges sociales. Contrairement à une prime monétaire (qui est soumise à environ 50% de charges), il n’entraîne donc pas d’alourdissement de la masse salariale.
En d’autres termes : l’entreprise peut réaliser des économies substantielles en préférant le chèque cadeau comme avantage salarié aux avantages monétaires.
Règles d’utilisation du chèque cadeau
Voici à présent les règles d’utilisation du chèque cadeau pour assurer une distribution en bonne et due forme.
Qui peut distribuer les chèques cadeaux ?
La distribution du chèque cadeau doit être assurée par le CSE ou par l’employeur. Le choix de l’acteur en charge de la distribution dépend de la taille de l’entreprise.
Ainsi, pour une entreprise de plus de 50 salariés, c’est le Comité Social et Économique qui endosse ce rôle. L’atout principal du CSE est qu’il centralise toutes les activités sociales et culturelles, ainsi que la gestion de différents événements (Noël, départ à la retraite, etc) et des avantages salariaux.
Dans une entreprise de moins de 50 salariés, c’est l’employeur qui devra se charger de distribuer les chèques cadeaux. Il devra alors justifier chaque attribution en notant dans un registre toutes les informations pertinentes (identité du bénéficiaire, événement au cours duquel le chèque a été distribué, montant du chèque).
Pour faciliter la commande et la distribution des chèques cadeaux, ces deux acteurs pourront solliciter un prestataire spécialisé tel que Pozeo. Ce dernier pourra fournir les supports des chèques (carte, bon d’achat papier ou électronique, etc) et assurer la gestion des chèques.
Qui sont les bénéficiaires ?
Les principaux bénéficiaires du chèque cadeau sont les salariés de l’entreprise. Cependant, dans certains cas, cet avantage peut être attribué à d’autres profils. Voici la liste complète des bénéficiaires du chèque cadeau
- Les salariés en CDI, CDD ;
- Les apprentis ;
- Les stagiaires s’ils sont intégrés dans la politique de l’entreprise ;
- Les salariés à temps plein et à temps partiel ;
- Les salariés en arrêt (maternité, paternité, maladie, etc) ;
- Les enfants des salariés jusqu’à 16 ans, à l’occasion de certains événements comme le Noël des salariés ;
- Les dirigeants sous contrat de travail actif ;
- Si le CSE ou l’employeur le souhaite, il peut aussi distribuer des chèques cadeaux à ses anciens salariés et salariés retraités. Cette dernière catégorie est facultative.
Attention : le CSE ou l’employeur doit veiller à ce que la distribution des chèques cadeaux n’exclue aucun salarié sans justification, sous peine d’un redressement par l’URSSAF.
Conseils pour rester en conformité avec l’URSSAF
Pour être certain d’assurer la distribution des chèques cadeaux dans les règles et éviter tout risque de redressement URSSAF, voici quelques conseils :
- Veiller à une distribution équitable ;
- Encadrer la distribution avec un règlement CSE clair et des critères d’attribution définis ;
- Assurer le suivi et la traçabilité en tenant un registre des chèques cadeaux attribués (avec le bénéficiaire, l’événement, le montant du chèque, la date de distribution, etc) et en conservant les factures des fournisseurs.
Qu’est-ce que le plafond URSSAF pour les chèques cadeaux ?
Le plafond URSSAF désigne le seuil des montants à ne pas dépasser sur une année civile pour bénéficier de l’exonération des cotisations sociales. Ce plafond est applicable par événement ou fête et par salarié.
Il correspond à 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PSS). Pour obtenir le montant maximum de chèque cadeau à distribuer à chaque salarié, il faut donc procéder au calcul suivant : 5 x PSS/100.
En 2025, le PSS est fixé à 3925€. Le montant maximum/plafond URSSAF pour les chèques cadeaux cette année est donc de 5 x 3925 = 196, 25 arrondi à 196€.
Pour les employeurs, RH et membres du CSE, cela signifie concrètement que pour bénéficier d’exonération des cotisations sociales, il faudra distribuer à chaque employé un chèque cadeau d’un montant inférieur ou égal à 196€. Mais ce n’est pas tout : d’autres conditions sont à respecter pour profiter de cet allégement des charges.
Quelles sont les règles à respecter pour bénéficier de l’exonération des cotisations ?
L’exonération des charges sociales sur les chèques cadeaux n’est applicable que si trois conditions sont remplies :
- Le montant des chèques cadeaux ne dépasse par le plafond URSSAF (mentionné précédemment) ;
- Les chèques cadeaux sont distribués dans le cadre d’événements spécifiques ;
- Le chèque doit être utilisé en lien avec l’événement.
Quels sont les événements URSSAF pour la distribution des chèques cadeaux ?
Pour bénéficier des exonérations, l’employeur ou le CSE doit distribuer ses chèques cadeaux dans le cadre de l’un des événements suivants :
- Une naissance ;
- Une adoption ;
- Un mariage ;
- Un pacs ;
- Un départ à la retraite ;
- La fête des mères ou la fête des pères ;
- La rentrée scolaire, pour les salariés ayant des enfants âgés de moins 26 ans au cours de l’année d’attribution du chèque ;
- Noël, pour les salariés et leurs enfants jusqu’à 16 ans révolus au cours de l’année d’attribution du chèque cadeau.
Utilisation déterminée du chèque cadeau
Pour qu’il soit valide, le chèque cadeau doit être utilisé de façon déterminée dans le cadre de l’événement. D’après l’URSSAF, « le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins ».
Par exemple, si l’entreprise distribue un chèque cadeau dans le cadre d’une naissance ou d’une adoption, ce dernier devra être utilisable dans un commerce en lien avec les tout-petits (matériel bébé, soins des enfants en bas âge, jouets, etc).
Que se passe-t-il si toutes les conditions ne sont pas respectées ?
Si une ou plusieurs des trois conditions d’exonération des chèques cadeaux ne sont pas respectées, alors les chèques cadeaux sont automatiquement soumis à l’intégralité des charges sociales.
Ces charges sociales s’appliquent dans ce cas à la totalité du montant du chèque cadeau, et pas uniquement au montant de dépassement du plafond URSSAF.
Par exemple, si vous distribuez un chèque cadeau d’un montant de 200€ à vos salariés, ce montant est entièrement soumis aux différentes cotisations (patronales, salariale, à la CSG/CRDS et à l’impôt sur le revenu).
De plus, sachez qu’en cas de contrôle URSSAF, si une irrégularité ou le non-respect d’une des conditions est constaté, un redressement peut avoir lieu sur l’ensemble des montants non conformes. Ce redressement peut entraîner des pénalités et des majorations de retard.
Alors pour éviter ce genre de situation, rappelez-vous de respecter le plafond URSSAF et les conditions de distribution, et d’effectuer un suivi rigoureux des attributions.
Vous savez tout sur le plafond URSSAF de la Sécurité sociale et les règles à suivre pour bénéficier de l’exonération des charges sociales sur vos chèques cadeaux. Nous espérons que ce guide vous aura éclairé !
