Tout sur le procès-verbal des CSE pour rédiger un compte rendu conforme aux obligations légales : modèle, délais, contenu

Comment rédiger et valider un compte-rendu officiel de réunion du CSE ?

Depuis 2017, toute entreprise de plus de 11 salariés doit comprendre un comité social et économique (CSE). Cette instance, qui permet notamment de faciliter le dialogue au sein de l’entreprise, tient régulièrement des réunions obligatoires entre les délégués du personnel et l’employeur.

Chaque réunion donne lieu à la rédaction d’un procès-verbal. Ce document, qui détaille les échanges ayant lieu pendant la réunion, est essentiel pour la structure du fait de sa valeur juridique.

Bien plus qu’une formalité administrative, le procès-verbal du CSE est soumis à des obligations légales précises. Présentation détaillée de ce document, son contenu obligatoire et les règles qui l’encadrent.

Procès-verbal de réunion du CSE : définition et principales caractéristiques

Qu’est-ce que le procès-verbal dans le cadre du CSE ?

Le procès-verbal désigne, dans le cadre du comité social et économique, un document écrit qui retranscrit tous les échanges, positions, décisions et conclusions relatifs à une réunion.

Rédigé de façon claire, structurée et détaillée, il a une double fonction : assurer la traçabilité des conversations employeur/salariés et favoriser un dialogue social transparent.

À valeur juridique, il sert ainsi d’une part de document de référence devant les instances juridiques et administratives (inspection du travail, DREETS, etc) et au sein de l’entreprise.

D’autre part, il garantit que les positions des salariés ont été prises en compte et formalisées. Ceci atteste de l’engagement de l’employeur à respecter ses obligations légales et assure la protection de l’intérêt des salariés.

Est-il obligatoire ?

D’après l’article L2315-34 du Code du travail, le procès-verbal est obligatoire dans le cadre des réunions plénières du CSE pour les entreprises dont l’effectif dépasse 50 salariés. Les réunions informelles ne nécessitent pas de produire un tel document.

Pour une entreprise comprenant entre 11 et 49 salariés, le procès-verbal est facultatif, sauf dispositions spécifiques à l’entreprise (accord ou convention).

Il demeure cependant vivement recommandé. En effet, même pour une entreprise plus petite, dont le CSE a un rôle plus limité, un compte-rendu permet toujours de maintenir une traçabilité des échanges, fluidifie le dialogue social et renforce la protection des droits des salariés.

Qui rédige le procès-verbal de réunion du CSE ?

La rédaction du PV est assurée par le secrétaire du CSE. Ce dernier ne peut confier cette mission à une autre personne, excepté en cas d’absence le jour de la réunion. Le secrétaire peut, dans ce cas, nommer un autre élu pour assurer cette tâche.

Si le secrétaire du CSE ne se soumet pas à son obligation de rédiger le PV du CSE, il s’agit d’un délit d’entrave, passible de 7500€ d’amende. De même, si l’employeur se  charge lui-même de la rédaction du PV, la notion de délit d’entrave est également appliquée.

Cependant, l’obligation du secrétaire du CSE de rédiger le procès-verbal ne l’empêche pas de faire appel à une assistance, par exemple via un prestataire extérieur proposant des solutions pour les CSE.

Cette intervention doit alors être encadrée par le règlement intérieur du CSE et votée en réunion plénière par ses membres. Son financement est prévu dans le budget de fonctionnement du CSE.

Le prestataire, soumis à une obligation de discrétion, assiste aux réunions et prend des notes, qui servent de base à la rédaction du PV par le secrétaire. Le prestataire n’a aucun droit de décision sur le contenu du PV.

Quelle forme le procès-verbal doit-il prendre ?

Le procès-verbal n’a pas de forme imposée, mais doit consister en un document écrit clair, structuré et rassemblant toutes les informations obligatoires et pertinentes relatives à la réunion. Il peut se présenter sous forme de document manuscrit ou numérique.

Nous vous expliquons plus bas les principales formes possibles, ainsi que les informations obligatoires à inclure dans le contenu du procès-verbal.

Quels sont les délais pour rédiger le procès-verbal ?

La loi ne prévoit pas de délai de rédaction fixe pour l’ensemble des entreprises. Ce délai dépend de différents facteurs, comme la taille de l’entreprise, et est défini par accord d’entreprise.

En l’absence d’accord, en revanche, il doit être transmis à l’employeur dans les 15 jours après la réunion ou avant la prochaine réunion, si cette dernière est planifiée dans un délai inférieur à 15 jours.

Certains cas imposent une rédaction plus rapide. Pour un projet de licenciement économique portant sur au moins 10 salariés, par exemple, le PV doit être produit sous 3 jours. Dans le cas d’un redressement judiciaire ou d’une liquidation, il doit être rédigé sous 1 jour.

Procès-verbal de réunion du CSE : les 5 étapes à suivre

1 | La rédaction

Le premier temps de production du procès-verbal est sa rédaction. Comme mentionné précédemment, cette dernière est réalisée au cours de la réunion par le secrétaire du CSE (ou un remplaçant désigné par ce dernier).

Pendant la réunion, le secrétaire ou son remplaçant note les informations obligatoires relatives à la réunion, ainsi que les thèmes évoqués, les avis et positions de chaque participants et les conclusions et décisions qui en résultent.

Le secrétaire peut faire appel à un prestataire expert en solutions pour les entreprises pour l’assister dans sa rédaction.

2 | L’approbation

Le procès-verbal d’une réunion du CSE doit ensuite être approuvé par ses membres. Cette approbation se fait généralement au cours de la séance suivante, sauf disposition différente prévue par le règlement intérieur du CSE.

L’approbation est rendue effective par vote de la majorité des membres, chaque membre disposant d’une voix unique. Il n’existe pas de droit de véto (y compris pour l’employeur) ; en revanche, chaque membre peut proposer des modifications ou émettre des observations.

L’approbation permet d’une part de valider la diffusion du PV au sein de l’entreprise. Elle rend aussi le document juridiquement opposable en cas de décision du comité contestée par les salariés.

3 | La signature

Le Code du travail ne prévoit pas d’obligation de signer le procès-verbal de réunion du CSE. Cependant, une signature du secrétaire peut s’avérer utile pour attester que ce dernier a bien pris en charge la rédaction. Elle est également un gage d’authenticité du document.

SI le CSE choisit de faire signer son procès-verbal, mieux vaut privilégier la signature du secrétaire à celle de l »employeur. Ce dernier n’ayant pas le droit de rédiger le PV, une signature de sa part pourrait en effet entraîner une suspicion de délit lors d’un contrôle.

4 | La diffusion

Après approbation (et éventuellement, signature), le procès-verbal est transmis à l’ensemble des membres du CSE. Il est également mis à disposition des salariés, pour que ces derniers puissent en prendre connaissance.

La diffusion auprès des salariés peut prendre la forme d’un affichage dans les locaux de l’entreprise selon les modalités du règlement intérieur. Le PV peut aussi être envoyé directement aux salariés, par exemple par email ou intranet, dans le respect des modalités et de la confidentialité des données sensibles.

Le PV doit aussi obligatoirement être transmis aux DREETS (Directions régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) dans certains cas :

• Projet de licenciement économique concernant plus de 10 salariés ou un salarié protégé.
• Examen du bilan social, pour les entreprises dont l’effectif dépasse 300 salariés.
• Consultation sur les conditions de travail et la politique sociale de la structure.

5-L’archivage

D’après l’article L2315-34 du Code du travail, chaque PV doit être conservé et archivé par le secrétaire du CSE. Ce dernier doit en effet pouvoir présenter le document, par exemple en cas de litige ou de contrôle.

Même si aucune loi ne prévoit de délai d’archivage, il est généralement recommandé de conserver chaque PV pendant au moins 5 ans. Cette période correspond aux délais de contrôle des administrations, mais aussi aux délais de prescription en matière de contentieux du travail.

Comment rédiger le procès-verbal de réunion du CSE ?

Le fond : les éléments obligatoires à inclure

Si le Code du travail ne prévoit pas de contenu spécifique, il doit cependant comprendre, à minima, une synthèse des délibérations du comité, ainsi que les décisions prises par l’employeur au cours de la dernière réunion.

Voici les informations à faire apparaître dans un procès-verbal :

• Le nom de l’entreprise.
• L’intitulé du document.
• La date de la séance, les heures de début et de fin, les éventuelles suspensions de séance.
• Le type de réunion.
• Le nom, la qualité des participants et éventuels invités ou prestataires extérieurs.
• L’ordre du jour.
• L’approbation du procès-verbal de la précédente réunion.
• Une transcription des échanges sur chaque point évoqué.
• Les avis et suggestions des différents membres du CSE.
• Les retours de l’employeur.
• Les résultats des vote.
• Les décisions prises.
• La date de la prochaine séance.

La forme : synthétique ou détaillée

La forme appropriée du procès-verbal est à l’appréciation du secrétaire du CSE (ou de son remplaçant). Elle peut être détaillée (ou in extenso) en transcrivant mot pour mot chaque échange, ou bien synthétique en reprenant les points principaux des débats.

La forme détaillée a l’avantage de n’omettre aucun détail, ce qui est crucial pour un procès-verbal transparent et fiable en termes juridique. En revanche, cette option nécessite plus de temps et produit un document moins lisible.

La forme synthétique, si elle facilite la lecture, court le risque d’oublier certains éléments importants évoqués lors de la réunion.

Pour combiner les avantages des deux approches, le mieux est de disposer d’une structure claire et adaptable, permettant d’entrer plus ou moins dans le détail au besoin.

Par exemple :

• Ordre du jour, incluant les différents moments de la réunion.
• Retranscription de chaque échange par point (par exemple : point santé et sécurité, point conditions de travail, point économique, ou point sur une thématique spécifique…).
• Questions et réponses des membres du CSE sur chaque point.
• Décisions prises par le comité pour chaque point.
• Points à discuter pour la prochaine séance.

Erreurs fréquentes

La rédaction du procès-verbal du CSE étant une tâche complexe avec plusieurs parties prenantes, elle peut entraîner certaines erreurs comme l’omission d’éléments importants ou un retard de publication.

Or, un PV qui ne reflète pas fidèlement les échanges ou manque de transparence peut donner lieu à des litiges et à une non-validation.

Ces litiges seront d’abord traités par débat interne à l’amiable et/ou un recours au secrétaire du CSE, qui peut alors suggérer une modification ou un apport d’informations complémentaires au PV.

Si ces voies ne permettent pas une résolution du litige, on pourra alors faire appel à l’inspection du travail, voire effectuer un recours judiciaire auprès du tribunal de grande instance.